「プロワンのようなソフトは他になかった」──社長でありながら営業も行っている豊田剛司様と、システム担当と事務を兼ねる豊田真理子様に詳しくお話を伺いました。
『豊かな住文化の創造』をスローガンに、岐阜・滋賀・三重・愛知県民の住まいづくりを支える
── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
豊田社長：株式会社トヨダは1975年に建具の製造・卸売りとしてスタートしました。創業当初より『豊かな住文化の創造』をスローガンに掲げており、住空間を通じてお客様の人生がより楽しく、豊かになるように、との思いで日々邁進しております。事業は当初の建具の製造・卸売りに加えてサッシ事業部、ふすま事業部、建具・木工事業部を設立し、現在はYKK APの窓ショップの運営も行っています。
── 案件元の割合はどのような構成でしょうか。
豊田社長：個人のお客様が2割と業者さんからの発注が8割です。
── 従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
豊田社長：営業と事務でプロワンを導入しています。それぞれ4名の社員がいます。今回プロワン導入範囲外ではありますが、職人も10名所属しております。
アナログ管理による業務の複雑さ、作業効率の低さに悩んでいた
── プロワン導入前の体制について教えてください。
豊田社長：東芝テックのシステムを使用していました。それぞれの営業社員が見積書や注文書を作成し、そのデータを事務がまたシステムに再入力をするという形をとっていました。また営業社員は案件情報を各々の管理方法で管理していました。
── プロワン導入前に感じていた事業・業務上の課題にはどのようなものがありましたか？
豊田社長：現行システムが古いものであったので、法令対応や業界のニーズに合わせたアップデートがされないというところから新システム導入を検討し始めましたが、大きく分けて
①属人的な業務体制による案件の停滞・複雑化
②アナログ管理による業務の増加
③訪問間の空白時間
という３つの課題がありました。
真理子様：担当者によって業務のやり方が違い、定型化されていなかったため、外部から派遣の人を呼んでもすぐに仕事をお願いすることができませんでした。また、職人さんたちのスケジュール管理を社内の黒板で行っていたため、外にいる営業さんは電話でスケジュールを確認しなければならず、大変でした。営業と事務の間での案件管理方法の違いも問題で、１つの作業に対して３回の手間がかかっていました。
フェーズ管理
お客様の業務内容に合わせて業務のパイプライン・フェーズを作成することができ、業務の進捗状況や流れを可視化することができます。
豊田社長：３つ目に関しては、事務所でしかできない業務が多いので訪問と訪問の間に何もせずに過ごしてしまう時間があるという課題がありました。業務が場所に縛られてしまっていたんですね。
下請けの業務に対してのマッチ度が高く、同等品は他になかった
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
豊田社長：システムの形が自社のやり方に一番近かったためです。実は１年ほど前から新システムを探していて業界で有名なシステムをネットで調べて、問い合わせをしていましたが、元請け用の原価管理型のソフトが多く、下請けである自分たちの業務にマッチしていたのはプロワンだけでした。独自性、同等品がないという点が魅力でした。
── 実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか？
豊田社長：過去の業務の確認や案件進捗状況の確認、発注した品物の状況の可視化、粗利計算、価格表からの見積書作成という点で利用していきたいと思っています。また図面や写真をプロワン上にアップロード出来るので、発注書に添付したり案件内のフォルダに保存して案件管理に利用しています。プロワン導入前は、それぞれの営業が各々の方法で写真をスマホに保存して、スマホから会社のサーバーに移すという手間がかかっていました。プロワン導入でこうした二度手間や属人化している部分を解決できると期待しています。
── プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
豊田社長：事務サイドの業務改善が一番大きいところだと思います。それまでは営業からの情報を事務がまた別のシステムに打ち込むという業務で半日から1日使っていたのですが、それが最初の案件情報の入力だけで済むので、業務の時間がぎゅっと縮まるのではないかと期待しています。
顧客管理
一度顧客情報などの仕事情報を入力すれば、以降は自動で見積書や発注書に情報が反映されます。
真理子様：営業の方が情報を入力して、そこから転記する必要も無くなったので、間違いがなくなると思います。転記作業の時間が減ることで、空いた時間で他の業務に時間を割くことが出来るようになると思っています。また、業務の流れがシステムによって定型化され社員教育にかける手間も減ってゆくのではないかと感じています。
豊田社長：反対に営業側のメリットとしては、日中に出先で見積書や請求書を作ることができるので帰社してからの事務処理が減っているように感じます。タブレットが使えるようになったら更に作業場所の幅が広がるのではないでしょうか。
── ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか？
真理子様：ミツモアさんの営業担当の方にはこちらの拙い説明でも理解していただけて、そこから色々な提案を展開していただいていたのでとても良かったです。要望をお伝えした際にも、迷うことなくすぐにお返事をいただけたのでとてもスムーズに話が進んでいきました。導入開始時には、分からないことがあるとすぐにCSの方々に対応していただいて、問題点が保留になることがなく本当に助かりました。週１回の頻度でミーティングがあるのは、日々の業務との兼ね合いで大変な部分もありましたが、そのおかげで新システムの導入を途中で挫折や放棄することなく、上手く進めてこられたと思います。
業界の課題を解決するためにも、プロワンで業務体制を改善
── 今後の事業展望を教えてください
豊田社長：地方の人口減少、高齢化、同業者の減少という状況の中で生き残るために、積極的に投資を行っていきます。若い世代が働きやすい環境作りを目指しており、プロワンの導入を通じてそれを実現したいと考えています。結果として受注件数を増やし、売上増加を目指します。
── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
豊田社長：せっかく新システムとしてプロワンを導入したので、建設業界のソフトウェアの中でシェアを拡大して、機能開発を進めていってほしいです。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
