「配送領域にここまで特化したシステムはない」──そう語る常務取締役 山元様に詳しくお話を伺いました。
日本全国に「笑顔を届ける」家電機器設置の技術者集団
── 会社のご紹介をお願いします。
私たち株式会社ソーデン社は「日本全国に笑顔を届ける」をモットーに、大手量販店と提携し、家具家電の配送・設置工事を行っています。会社の規模としては従業員数300人前後で、直営拠点は２０店舗程度あります。全国の機動力を駆使し、商品の保管・管理・荷役をトータルに引き受けるサービスを展開しています。
── 案件数はどれくらいでしょうか。
一日に1,000件程で、ピーク時には一つの依頼元だけで1,000件を超える発注もあります。案件の9割がアンテナ工事、他はエアコンの設置・ソーラーパネルメンテナンス等となっています。
── プロワン導入前の管理体制を教えてください。
顧客（大手家電量販店複数社）側の管理システムと弊社側の管理システムでの二重管理の体制になっていました。具体的には、顧客側のシステムで管理している案件情報を、弊社側でエクセルに打ち込んで管理していました。
扱っている情報は同じですが、顧客側と自社側で管理システムが異なるので、
同じ情報を二重に入力・集計する必要があり、事務作業にすごく手間がかかっていました。
「この領域でここまで特化した管理システムはなかなかない」
── プロワン導入前の課題について教えてください。
まず、各拠点の状況が見えないという課題は感じていました。
直営の拠点だけでも20店舗あり、異なるツールで管理しているため、現場や拠点がどのような管理をしているのか本部では把握できない構造になっていました。そこで各拠点が情報共有できるシステムがあればいいなと。
従来のエクセル管理だと案件データを複数人で共有できず、担当者しか把握できない状況になっていました。１日に数件ならこの体制でも支障はないのですが、大量の案件をこなすとなるとやはり限界を感じていました。基本的に現場や協力会社がデータを入力するので、どうしても属人管理になってしまうんです。
特に、担当者が休職や退職のため案件詳細を把握できず、本来受注できた案件が受注できなくなってしまうケースもあり、もっと使いやすいシステムが欲しいと思ってました。
── 配送の部分もクライアント側のシステムで管理していましたか？
1つの車両で複数のクライアントの配達を行うので、車両ごとに複数のシステムで情報を見なければならないという状況になっていました。結果として、その複雑なシステムを現場担当者は使いこなせず、紙の束を持って配達していました。
また、配送員が帰社するのは事務員が退勤した後なので、売上計上の作業が必然的に翌日の午前になります。それだと作業効率が悪くなってしまうだけでなく、情報反映が遅れてしまい、すぐにでもやりたい営業会議を翌月に行わざるを得ないということもありました。
── どうしてプロワンを導入しようと思ったのですか？
一つは、ちょうど基幹システム・配送管理のシステムの見直しを検討していたからです。以前は、各クライアントによって使っているオペレーションが異なるため、大幅なカスタマイズをしてそれぞれのクライアントに特化したシステムを作っていました。
しかしプロワンは、最初から現場業務に必要な機能がすでに搭載されていて、カスタマイズコストも複雑な管理の必要もなく使えます。正直、この領域でここまで特化した管理システムはなかなかないと思います。
また、「新インボイス制度」や「電子帳簿保存法の改正」に対応するシステムも探していたので、その点もプロワンを導入した決め手になりました。
2024年問題に向け、プロワンを活用して残業時間の削減を目指す
── 実際にプロワンを使ってみて、どのように業務が改善されましたか？
まず、複数人で情報共有ができるのは大きかったですね。プロワンを使えば全ての情報が集約されるだけでなく、各拠点の状況をリアルタイムに可視化できます。
また、以前は現場へのシステム浸透に苦戦していましたが、「現場で作成した見積をその場でSMS送信できる」といった便利機能のおかげで、現場での活用が予想以上に進んでいます。
あとは、作業が終わったらチェックする配送表があるのもありがたいですね。
現場アプリで全ての現場業務をデジタル化
仕事情報やスケジュールを手元のアプリで簡単に確認できます。また、見積りや書類をアプリでその場で作成することができます。
── 他にプロワンを利用して感じる導入メリットはありますか？
現場報告書をデジタル化できたことで、作業効率が格段に上がりましたね。今までは、現場からオフィスに戻って終わっているものと終わっていないものをチェックし、進捗状況を日ごとに突合させる、という作業をしていたので、この部分が改善されて本当に助かっています。
2024年問題もありますし、プロワンを活用して残業時間の更なる削減に取り組んでいきたいですね。
デジタル書類の作成
オフィスに帰る必要なく、その場で見積もり書の作成が可能に。また、作成した見積もりをもとに請求書を自動で作成することができます。
プロワンと共に目指す、配送業界のDX化
── プロワンを活用して今後取り組みたいことはありますか？
各拠点の動きが見えるようになったので、次は配送先のお客様と現場担当者との接点を可視化できるようになればと考えています。車両ごとに稼働状況やお客様への配達状況が見えるようになれば、本部からエンドユーザーまで全てを繋げることができるので、この点はプロワンにすごく期待していますね。
また、クライアントや付帯作業によって料金が様々なので、その場で価格表をお客様に見せられる仕組みを作っていきたいです。今はまだ作業員が手書きで管理し、オフィスに帰ってから集計といった形なので、ここを仕組み化して事務員のデータ入力の手間を省きたいです。
そうすれば、当日の売上の把握もできるようになりますし、もっと業務効率が上がるのではと思っています。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
