時代の流れに合わせた事業拡大と更なる挑戦
－貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
小川様：最初はケーブルテレビの請負工事を個人がそれぞれ行っていました。その後、仕事先で一緒になる個人事業主が集まり、起業したことが会社設立のきっかけです。設立当初はケーブルテレビの工事を中心に事業を展開していましたが、業務の幅を広げるため、それと並行して通信関係の工事や電気設備工事など新たな分野にも事業を広げていきました。今では幅広い分野でお客様のご要望にお応えできる体制を整えています。
ー案件元の割合はどのような構成でしょうか。
小川様：現在はICT事業部のBtoB事業の拡大に注力しています。これまでの通信関係の工事に加え、電気設備工事など新規分野にも積極的に取り組んでいます。
ー従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
小川様：従業員54名と常駐従業員73名です。部門としては主に通信関係の施工管理部、通信以外のICT事業部、ICT関係の営業部、グループ会社である、ライフコミュニケーションズ株式会社でテレビ関係工事をしています。また、ライフコミュニケーションズ株式会社では電話でのアポイント業務も代行してもらっています。
工数を減らし業務のスピードアップを目指して
ープロワン導入前の体制について教えてください。
小川様：以前はノーコードツールを活用し、自社でアプリを作成・運用しておりました。業務の一元管理に向けてアプリの構築に取り組みましたが、期待していたような形にはなかなか至らず、継続的な運用が難しい状況となりました。帳票類はExcel、写真管理はGoogleドライブと情報が分散していました。また、外出先で書類作成もできるようにしたかったのですが、それも叶わず、これまで通りオフィスに戻ってから対応していました。
ー導入前にはどのような課題がありましたか？
小川様：案件管理が属人化しており、各担当者への確認がないと進捗状況が把握できない状態でした。そのため、対応漏れや機会損失につながりやすく、売上見込みなども、把握がやや曖昧になりがちなところがありました。さらに、帳票類や写真の管理が案件と紐づいていなかったため、過去の工事内容を確認する際には手間がかかる状況でした。また、部署間の情報共有や連携も人力に頼っているため、余計な時間と手間が発生しています。業務全体として工数が多くかかっており、何とか工数を減らし、抜け漏れを防ぐ仕組みを作りたいと考えていました。
「やりたい」ができるーそのためのサポート体制
ーほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。
小川様：実は以前もシステムを探していた際に、プロワンの説明を聞いていました。その時もシステム内容は良いと思っていましたが、予算的に合わず、他のノーコードツールを導入しました。しかし、そのノーコードツールも上手く軌道に乗らず、他のシステムを探し始めた際に、プロワンの価格が以前より安くなっていることを社内のつてで知り、再度お話を聞いてみたという形です。改めてプロワンの説明を受け、やはり自社でやりたいことがプロワンならできると思い、また予算的にも問題ないということで導入に至りました。
ー実際に業務のどのような場面でプロワンが使われますか？
小川様：営業段階から工事完了までの一連の業務で使用します。案件管理や現場での書類作成など業務全体をプロワンで一元管理していきます。
ープロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
小川様：まず、営業から工事完了までプロワンで一元管理できる点です。案件情報と帳票類や各工事の写真を紐づけて管理できるので、情報が分散しません。過去の情報確認もプロワンを見れば分かる状態になるため、手間が省けます。また、案件の進捗状況がカンバンボードで可視化できるため、対応の抜け漏れや機会損失を防ぐことができ、売上見込みも把握できるようになります。一元管理することで、部署間の連携もシステムの通知で行えるようになるため、これまでよりも連携スピードが上がります。工事ごとに現場の写真を大量に撮るため、写真管理のデータ容量が大きく、使いやすいことも魅力です。その他、現場にて報告書などの書類を作成できるようになるため、オフィスに戻っての作業がなくなり、効率的になります。
カンバンボード
その会社の仕事内容ごとにフェーズ内容をカスタマイズ可能。各案件の現在の進捗状況を可視化できます。
ファイル管理
各案件や顧客、現場ごとに写真や書類を整理・管理できます。フォルダはそれぞれ案件、顧客、現場ごとに作成でき、報告書作成時にはフォルダから写真を簡単に挿入可能です。
ーご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。
小川様：提案時の説明は以前にも聞いていましたが、今回改めて説明を聞いて、自社でやりたいことがすべてできると感じました。ご説明もわかりやすく、丁寧に対応していただきました。導入から現在に至るまでも、大変丁寧に対応してもらっています。こちらのやりたいことに寄り添いながら構築してくださっていますし、その姿勢に助かっています。
システムが得意でないメンバーの場合、理解が遅れることもありますので、その際は、さらにもう一段階わかりやすくご説明いただけると、より助かります。
今を整えーこれからの飛躍に
ー今後の貴社の展望を教えてください。
小川様：引き続き既存の事業の売上を拡大していけたらと思っています。限られた人員でさらに受注を増やしていくためにプロワンのレポート機能を利用して、お客様の傾向分析を行い営業効率をさらに高めていきたいです。
ー今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
小川様：プロワン導入後もGoogleカレンダーは使用していくので、Googleカレンダーとの連携ができるようになると、さらに管理が楽になると思います。また、商談や打ち合わせ音声の文字起こし機能があると、すごく助かります。その他、帳票類の計算などをレポートではなく、その帳票上で簡易的に確認できるような計算機能ができると嬉しいです。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
