「同じようなシステムは他にもあるが、使いやすさはプロワンが一番」──社長である髙橋様と、現場リーダーの竹内様に詳しくお話を伺いました。
アパートやマンションなど、賃貸物件の原状回復工事を展開
── 貴社のことと竹内様の業務について、簡単に教えていただけますでしょうか？
竹内様：株式会社フロンティアは埼玉県にて、社員8名と数名のパートタイマーで切り盛りする、賃貸物件の原状回復工事を行う会社です。私は、受注した案件の担当者決めや、実際に受注した現場に関して施工内容ごとに、内装業者や水道業者などといった協力会社の手配を行う施工管理を担っております。
── 案件の獲得方法や、管理体制はどのようになっていますか？
竹内様：弊社で対応する案件の約8割は、賃貸仲介業者から受注しています。案件の管理はその仲介業者から提供されるシステムを活用していて、残りの案件は、紙で管理する形となっています。
── プロワン導入のきっかけと活用範囲を教えてください。
竹内様：現場での施工業務を除く、案件受付から請求書発行、入金管理までを、一元管理したいと思い導入しました。社内全ての部署・業務を対象に導入する予定です。
2024年問題を意識し、バックオフィス業務の削減ができるシステムを求めていた
── プロワン導入前の体制について教えてください。
髙橋様：賃貸仲介業者からの指定で、案件管理・現場管理で異なったシステムを利用していました。それ以外は紙での管理です。ただし、それらシステムは、費用が高く、使い方自体も社内に浸透していなかったため、どうせなら全く新しいシステムを導入するのが良いのではないかと考えていました。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
髙橋様：見積もり作成後に、実際の依頼書を作成するにあたって、毎回転記する作業が必要になるという非効率性と、その転記作業時にミスが生じ得る可能性に大きな課題を感じていました。
竹内様：現場で撮影した写真を工事完了報告書に載せるのに、わざわざ現場からオフィスに戻ってパソコンを立ち上げて、写真をトリミングしてアップロードしなければならず、なかなか大変でした。
── そのような中、プロワンのようなシステムに関心を持たれたきっかけは何でしたか？
髙橋様：やっぱり2024年問題ですね。先ほど上げた課題による残業時間の増加が、死活問題になると思っていました。また、社員も写真のアップロードのためだけに会社に戻ることはストレスですし、お客様へのご連絡・レスポンスが遅くなってしまうことに対して悩んでいました。そこで、現場からでも書類作成業務などが行えて、社員が直行直帰できるようになるシステムを探し始めました。
機能的にも金額的にもプロワンが１番
── 他のシステムではなく、プロワンを選んだ理由は何ですか？
髙橋様：1つ目が値段です。システムを導入する際の最優先事項は金額が抑えられることでした。他システムと比べた時に固定費が安価で良いなと思っていました。2つ目は、見積書からの手配書作成がスムーズに行えることです。見積もりの内容を転記するという弊社で最も非効率な業務を解決できるシステムは、やはりプロワンの他にありませんでした。3つ目に、現場で働く社員にとってネックになっていた写真管理がどこからでも容易に行えるという点です。他にも、見積書のレイアウトのカスタマイズ性などにおいて、プロワンが段違いで良かったです。
書類レイアウト
各種書類にはあらかじめテンプレートが用意されていますが、お客様それぞれの書類形式に沿ってレイアウトを編集することも可能です。
── 実際にプロワンを使ってみていかがでしょうか？
竹内様：現場から写真のアップロードが可能になり、社員も直行直帰できるので楽になったと実感しています。
髙橋様：見積もりから依頼書へ移行するための、二重の打ち込み作業がなくなり、作業効率・負担感が減りました。また、欲しかった機能に加えて、ダッシュボードのグラフでは売り上げが可視化されるので、売り上げ減少の原因追及などにもアンテナが張れるようになりました。最初は操作するのが難しかったのですが、オンボーディングプログラムを実施してもらってプロワンの理解が深まり、疑問などがあってもすぐに担当さんが対応してくれるので大変助かっています。プロワン自体もだいぶ弊社にカスタマイズされてきていて、良い感じです。
書類の発行
仕事作成時に入力した情報を自動で紐づけて書類を作成できるので、操作も簡単。書類作成時に毎回情報を入力する手間が省けます。
プロワンで業務効率化を図り、ワークライフバランスの充実に
── 今後の事業展望を教えてください
髙橋様：従業員が働きやすい環境・ツールを提供するのが経営者の役目だと思っております。そのために、プロワンをさらに活用して、①転記作業以外の無駄な作業を無くす、②ディスパッチボードを用いて業務分担・負担を平準化、③業務の属人化の解消、を進めていきたいと思います。これら改善によりタイムロスが無くなっていけば、従業員の時間意識の向上・仕事の目的やゴールの明確化も期待でき、ひいては、モチベーションも向上していくと考えています。最終的にはワークライフバランスを充実させ、人材の定着率・売り上げの向上に繋げていきたいです。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
