「業務の全てをプロワン内で行うことが出来る。」──執行役員で営業の統括と収支管理を行われている松下様、営業部の前田様、制作部の堀本様に詳しくお話を伺いました。
お客様の声に応え事業部を新設、顧客の販売促進を支援
── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか？
前田様：元々は内装用光触媒の施工や太陽電池発電所のコンサルティング事業などを行っていて、地盤調査・補償の事業を始めました。そして地盤補償事業のお客様から建築物の販売促進ツールを求める声をいただき、BIM（Bilding Information Modeling）事業部を3年ほど前に立ち上げました。BIM事業ではBIMを使ったパースとウォークスルー動画を作ったり、顧客の販売促進の役割を担っています。
── 案件元の割合はどのような構成でしょうか？
前田様：不動産会社や設計事務所、工務店と取引をしていますが、不動産業界からの案件が一番多く、全体の半数以上を占めます。現在取引をさせていただいている会社は約300社ほどで、月の平均案件数としては30〜40件となっています。
── 従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか？
前田様：BIMパース事業部では従業員が8名おり、そのうちBIMを使ってパースを作る役割を担っている制作が3名、お客様と直接やり取りをして受注までを担う営業が5名います。
書類管理・案件管理が属人化しており、全体把握が出来るシステムを探していた
── プロワン導入前の体制について教えてください
堀本様：制作部も営業部もそれぞれの担当者が、自分が使いやすいようにカスタマイズしたExcelやWordで顧客管理や見積書作成を行っていました。また、以前顧客管理システムを導入しようと試みたのですが、過去の顧客の情報をシステムに落とし込むまでに時間がかかり、準備段階のフェーズで挫折してしまったという過去もあります。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
前田様：受注してからの進捗管理があやふやで、今誰がボールを持っているのかが分からず納品までの時間がかかってしまっていたという問題があります。というのも、受注から納品までの経路は一直線ではなく、修正などもあるためお客様→営業→制作→営業→お客様の流れの中で行ったり来たりしているうちに、複数の案件も同時並行して進めているため、どこで作業が止まっているのかが口頭だけでは曖昧になっていました。
2つ目に、案件完了予測が立てられないという課題がありました。見積作成、案件進捗管理、ファイル管理、帳票記録が属人化しており、書類管理の面からも全体的に把握する術がなく、いつまでにどの案件が完了できそうか予測して受注を調整することなども出来ていませんでした。
想定よりもはるかに細やかで丁寧なサポートで、システム導入までたどり着くことが出来た
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
松下様：昨年の年末ごろから、MAツールとしてメール配信が出来るシステムを探している中でプロワンさんに行きつきました。他に並行して検討しているシステムは無かったのですが、以前顧客管理システムの導入で挫折した経験があったのでシステムを活用できるか不安がありました。しかし、今回は担当者の方々が想定するよりも細かく、こちらのスピードに合わせて丁寧に対応してくださったり、事業部の課題点を私たち以上に理解してくださって、利用までたどり着けるというイメージを持つことが出来たので導入を決断しました。
また、システム導入によってお客様との連絡もスピード感を持てるようにしたかったという想いがあり、それが実現できそうな機能を備えているプロワンさんの導入を決めました。
── 現在、プロワンを業務の中でどのようにご利用いただいていますか？
前田様：商談先の顧客管理であったり、受注した後のお客様の進捗管理、図面管理や納品の部分まで全てプロワンを利用して業務を行っています。
協力会社管理という点においては、プロワンは唯一無二のシステムだと思いますね。
── 実際にプロワンを使用してみてどのように業務が改善しましたか？
前田様：課題として、受注してからの案件の進捗管理が出来ていないという点があったのですが、プロワンのカンバンボード機能で可視化されているので、今どこがボールをもって仕事をしているのかが把握できるようになりました。このことによって、案件完了予測も立てやすくなったと思っています。これまで属人化していた書類管理もプロワン上で行うことができ、全体で共有できるようになりました。また、プロワン上で他のユーザーからの通知やリマインダーが届くので案件対応の見落としも無くなり、かなり業務のスピードも上がったと思います。
リマインダー機能
「見積提出後7日経過 未受注」などの条件でリマインダーを自動送信できます。リマインドにより、業務の抜け漏れ防止や従業員への行動喚起を実現します。
── その他にプロワンのサービスで魅力に感じていただいている点はありますか？
前田様：業務の全てをプロワン内で完結させることが出来るという点です。特に顧客の会社情報の登録や見積作成という異なるジャンルの業務も、プロワン上で一括で行う事が出来るのはとても良いと思っています。
杉本様：制作の方では、今までは受注後にしか案件の動きが分かりませんでしたが、プロワン上のカンバンボードで事前に営業側の商談に取り組んでいる件数や見積の作成数などを把握できるようになりました。このことにより、事前に次の案件の準備ができるようになり非常に便利であると感じています。
カンバンボード
案件の進行状況を一覧表示し、各フェーズごとの案件数を簡単に確認できます。案件のフェーズ管理を行うことで、中長期的かつ戦略的に業務を進めることが出来ます。
松下様：機能面ではないのですが、CS担当者の方々がこちら側の意図を汲んでシステムのカスタマイズをして下さるという所と、運用が開始した後でも月に1回のミーティングがありサポート体制がしっかりしている点はとても心強いです。
プロワンの活用により顧客層・受注数を拡大させる
── 今後の事業展望を教えてください
松下様：地盤調査事業部の方でもプロワンを導入し、双方の情報共有をプロワン内で行って会社全体で情報の一元管理を行っていきたいです。また、2つの事業部同士での情報交換を活発化させることにより顧客層を広げて受注を増やすことが目標です。
── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
前田様：リマインド機能を活用してよりお客様へのレスポンスのスピードを高め、受注数を伸ばしたいです。
堀本様：前回システムを導入した際の目的であったメール配信機能が、プロワンでも新しくリリースされるとのことなのでそれを活用してマーケティング機能を強化していきたいと思っています。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
