成長を続けるプロフェッショナル集団
－貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
浅岡様：先代の創業当初は、冷凍冷蔵・厨房設備事業から始まりました。そこからダイキン工業様とのお付き合いが始まり、空調事業も手掛けるようになりました。ダイキン工業から認定を受け、約3年前にはダイキン空調機特工店に認定されています。現在は、空調事業における販売・施工・点検・メンテナンス・洗浄を主力業務としており、冷凍冷蔵や厨房設備事業は縮小しています。私は17年前に入社し、2019年に先代である父から代表職を引き継ぎました。入社前は、同業種の他社で約5年間、実務経験を積みました。
ー案件元の割合はどのような構成でしょうか。
浅岡様：お客様は多岐にわたります。会社、工場、店舗、病院、工場に出入りしている商社、ホテル、一般の個人宅です。特に会社や工場の割合が多いです。工事の規模としては工場が大きく、家庭用の何十倍もの大きさのエアコンを設置しています。見積作成件数は月平均150〜200件ほどです。夏前が繁忙期ですが、最近はオール電化の所も増えた影響か、冬にもエアコンを使う方が増えている印象です。エコキュートの取り扱いもあるため、冬場はそういった依頼も多くなっています。
ー従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
浅岡様：従業員は11名です。部門に分かれてはいませんが、メーカー修理専門メンバーが4名とその他メンバーは全般を担当しています。
感じていた日々の悩みが、プロワン導入のきっかけに
ープロワン導入前の体制について教えてください。
浅岡様：以前はAccessにて構築した業務管理システムを使用していました。お客様の情報を登録して見積を作って請求書を出して、一応入金管理もしていました。本当に簡単なシステムだったので、顧客情報も登録してあるだけで、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうことが多かったです。その他の管理は個々の担当に任せっきりで社内共有の仕組みがない状態でした。
ー導入前にはどのような課題がありましたか？
浅岡様：一つは顧客管理が十分にできていなかった点です。お客様に「昔やってもらったけど」と言われた場合に、情報を遡れないため何のことかわからないことがありました。申し訳ないと思いつつも住所を再度聞き直すこともありました。もう一つは、業務に関わる法的書類（フロンガス、産廃関連書類）が提出された際の管理ができていなかった点です。個人任せで、書類が提出されているのかどうかを明確に把握できていませんでした。その他には、スケジュール管理がリアルタイムでできていなかった点です。スケジュールを会社のホワイトボードで管理しており、会社に戻ってきたら既に予定が入っていたり、わざわざ会社に電話をして確認する必要がありました。
業務を一本化して現場が変わる
ーほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。
浅岡様：顧客情報や過去の仕事内容を探すのにさまざまなプロセスが発生し、システムが物足りないという声が社内で上がっていました。そこから本格的にシステム変更に動き出したのが約1年前です。事務担当の奥様がプロワンを探してきてくれ、話を聞いてみました。他のシステムも検討してみましたが、プロワンの説明を聞いて、機能が多く、業務を一本化できるところが魅力的に感じました。また、ダイキンプロショップの会社と開発した経緯を聞き、自社も同じような仕事をしているため、使いやすいのではないかと思い決めました。
ー実際に業務のどのような場面でプロワンが使われますか？
浅岡様：会社の業務全般をプロワンに移行しています。依頼受領、見積、作業日程、書類整理、確認、請求、入金管理をプロワンで管理しています。スケジュール管理も、以前使用していたホワイトボードはすべてやめて、プロワンのカレンダーで確認しています。
ープロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
浅岡様：顧客情報の管理・共有がすごく楽になるところです。案件ごとに情報や資料の保存・確認も可能で、現場でプロワンを見ればすぐに確認できるのが良いです。現場作業者がスマホですぐに次の現場の情報がわかるので、便利だと感じています。また、住所情報からそのままマップを開ける機能は従業員に好評です。スケジュール管理もプロワンで可能になったので、予定のリアルタイム管理ができるところも良いです。予定のダブりがなくなって、担当者の割り当てがすぐにできます。今までは請求書発行まで私が担当していたのですが、プロワンで一本化したことにより、各案件担当者が請求管理までできるようになって楽になりました。
現場情報からのマップ機能
各案件ごとに現場情報を登録可能。登録した現場住所をクリックするとマップが表示されます。
ーご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。
浅岡様：提案時には、機能の説明を非常に細かくしてくださり、「業務のこういうところにつながって良くなりますよ」という説明も分かりやすかったです。自社で使っていくイメージがしやすく、これが決め手となりました。導入後も、質問があればすぐに回答していただけるため、とても助かっています。疑問点もたびたび教えてもらえるので安心です。初めてのシステムということもあり分からないことが多かったのですが、会社に来て直接説明していただいた際にも、従業員全員が内容を理解しやすかったようです。4月にプロワンへ切り替えた際にも、大きな混乱はなくスムーズに移行できたと思います。
会社の未来と業務の進化に向けて～プロワンとともに～
ー今後の貴社の展望を教えてください。
浅岡様：今は人が足りていないので、従業員数を増やしていきたいと思っています。そして、今以上の仕事をこなして成長していきたいです。
ー今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
浅岡様：これからプロワンへの登録件数が増えて行った際に、顧客管理をしっかりとやっていきたいです。既存のお客様への更新の提案やメンテナンスの案内などのアフターサービスをしていきたいです。そのためにはまずプロワンを使いこなしていきたいと思います。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
