「情報を蓄積して、欲しいときにすぐ出せる。それがお客さんの信頼獲得に繋がると思う」──新築や改築に伴う消防設備工事の設計から現場作業、書類作成や消防との折衝まで、全工程を一貫して担当されている冨野様に詳しくお話を伺いました。
現場もオフィスも一丸で。培った経験と広がる事業フィールド
―貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
冨野様：最初は消火器の販売からスタートした会社で、2018年に設立60周年を迎えました。創業者はかなり苦労して事業を広げてこられ、今の社長はその娘さんです。現在は、消防設備の設計・工事・保守点検に加え、消防防災関連資機材の販売まで幅広く手がけており、私自身も設計から現場作業まで幅広く関わっています。建物ごとに必要な設備が違うので、その都度ご提案や施工、点検を行っています。
―案件元の割合はどのような構成でしょうか。
冨野様：案件の割合でいうと、マンションと工場がそれぞれ3割くらい、残りの4割は一般企業のオフィスビルや商業施設、事務所などです。病院や介護施設も一部あります。点検だけで月に全体で300件ほど対応しており、これにプラスして工事の案件も毎月入っています。繁忙期はお客様の決算期や年末が多く、「今年中に終わらせてほしい」といったご要望が重なると、結構バタバタします。
―従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
冨野様：従業員数は約75名です。主に営業部、現場でメンテナンスを担当するメンテナンス部、それから仕入れ担当の購買部や総務部などがあります。営業の中でも担当ごとに細かく分かれています。
紙とエクセル中心の運用で、管理と連携に悩んだ日々
―プロワン導入前の体制について教えてください。
冨野様：プロワン導入前は、エクセルや手書き、紙ベースでの書類作成やスケジュール管理を行っていました。見積書や実行予算、各種資料もエクセルで作成し、紙で回覧・保管していました。書類の作成方法や情報のやり取り、管理方法は、担当者ごとにバラつきがありました。
―プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
冨野様：実行予算や見積書は営業が内容をまとめ、メンテナンス部がエクセルで書類作成し、紙で部長に回して承認をもらう流れで、かなり手間と時間がかかっていました。情報共有の面でも、営業段階・見積作成・施工段階ごとに担当者で管理方法が違ったり、細かな連携が取れていなかったりで、現場や他部署との情報の行き違いも発生していました。
スケジュール管理も共用のエクセルや週末ごとの会議で口頭確認するしかなく、急な予定変更や緊急対応が入った場合も、誰が今どこにいて、誰が対応できるのかをすぐに把握できず、現場の調整が大変でした。
また、書類自体も紙でファイリングして保管していたため、必要なデータや過去の資料を探すのに時間がかかったり、場合によっては紛失してしまうということもありました。机の上で書類が行方不明になることもあり、ペーパーレス化や情報管理の徹底が今後の大きな課題だと感じていました。
見積作成も情報共有もラクラク、プロワンで業務がぐっとスムーズに！
―ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。
冨野様：もともと見積書作成に一番時間がかかっていると感じていたので、少しでも効率化できるシステムがないかと昨年の秋ごろから探し始めました。いくつか比較した中で、プロワンは画面がわかりやすく操作性が高そうだったこと、見積作成以外の機能も豊富だったこと、情報のやり取りもスムーズになるのではと期待しました。他のシステムは見積専用のものが多かったり、難しそうでみんなが使いにくい印象でしたが、プロワンは社内でも幅広い人が使えそうだと思いました。
―実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか。
冨野様：営業3部では写真管理や見積依頼（メンテナンス部への受け渡し）、メンテナンス部では見積作成や実行予算作成にプロワンを主に使っています。東京支社ではこれらの業務全体をまとめて活用しています。以前は対面や紙でやり取りしていた内容も、プロワン上で一元管理ができるようになりました。
―プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
冨野様：紙でのやり取りが少なくなり、情報の伝達や共有がリアルタイムでできる点がとても便利です。たとえば、書類のやり取りがこれまで対面やメール中心だったのに対し、プロワンではすぐに通知できるので、時間短縮やミス防止につながっています。写真も案件ごとに保存できるのも実用的で、今後データが蓄積されていけば、見積作成などさらに効率化できると期待しています。パソコンに慣れていない人は最初は大変ですが、全体的に使いやすいと感じています。
ファイル管理機能
写真やファイルを1つの案件で集約し、フォルダで効率的に管理できます。また、写真やファイルにはコメントを追加可能です。
―ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。
冨野様：システムやパソコンについて分からないことが多かったのですが、提案の段階から専門用語も分かりやすく丁寧に説明してもらえたので助かりました。こちらの伝え方がうまくなくても意図をくみ取って対応してくれたり、フランクに相談しやすい雰囲気だったので、安心してやりとりできました。運用開始後も、こちらからの質問や細かい要望にも丁寧に応えてもらい、分からない部分もきちんと教えていただけて心強かったです。
効率化で生まれる時間を、次の挑戦と信頼づくりへ
―今後の事業展望を教えてください。
冨野様：今後は、業務の効率化で生まれた時間を活用し、これまで取り組めなかった新しい仕事やチャレンジにも積極的に取り組みたいと考えています。売上をしっかり数字として上げていくこと、そして蓄積した経験や情報を生かして、お客様との信頼関係をより一層深めていくことが目標です。
―今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
冨野様：現時点でも業務の幅広い部分に活用できていますが、今後さらに原価管理など会社全体の業務を一元管理できるようになればと思っています。これから現場の声を活かしながら、プロワンがさらに良いシステムへ進化していくことを期待しています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。これからも、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
