「協力会社管理において、 プロワンは唯一無二のシステム」──そう語るJHS様に詳しくお話を伺いしました。
業界構造にビジネスチャンスを見出し、建物修繕事業を立ち上げる
── 会社の事業内容とお二人の役職について、簡単に教えていただけますでしょうか。
小尾様：私たちジャパンホームシールド（以下略、JHS）は地盤調査と建物検査の２つの事業をメインで行っている会社です。地盤調査事業の中に地盤調査と地盤改良、建物検査事業の中に建物検査と建物修繕があるイメージですね。会社の規模としては170人前後になります
私は事業開発本部の本部長を務めておりまして、情報システムを扱うデジタルソリューション部の部長も兼務しております。
田生様：私は事業開発本部の副部長を務めております。また商品を開発したり、営業力を強化したりするような事業開発部というところの部長を兼務しております。
── 新規事業として建物修繕を始めるに至った理由などあれば教えてください。
田生様：まず業界全体として、「小規模工事は利益にならないので取り組む会社が少ない」という課題があります。利益を出すためには案件を増やすしかないですが、案件が増えるほどに事務作業も比例して増えるのでその分人件費がかかり、結果として利益にならない。
しかし事業者が少ない一方で、修理を求める生活者の方は多いので、「ニーズはあるのに事業者がいない」という構造になっています。
だからこそ、私たちはすごいビジネスチャンスだと考えています。工数を減らして生産性を高めれば、事業として利益を出すことができますし、エンドユーザーである生活者の悩みも解決できる。まさに一石二鳥な事業だと確信し、新規事業として立ち上げました。
── 建物修繕事業において、毎月の案件はどれくらいでしょうか。
田生様：今は月に30件くらいですね。同じビルダーさんから案件をもらうサイクルになってます。単価があまり大きくない手直し工事がメインなので、いかに手数を減らして案件ごとのリードタイムを短くできるかがすごく大事になってきます。
なので、各フェーズの滞留を早く把握して、スピーディーに案件対応を行えるかどうかが、この事業の肝になります。
また、業務が滞るということももちろん問題ですが、それ以外にもお客さんや協力会社との契約まわりの遅延にも気を配る必要があるんですよね。
社内でのことはある程度コントロールできますが、お客さんや協力会社まわりのことはこちら側ではコントロールができない。
なので、ビルダーさんや協力会社といった、社外の方々とのコミュニケーションをいかに円滑に行うことができるかが、事業拡大の上での大きな課題となると感じていました。
長期的な事業拡大を見据え、既存の管理体制の見直しを図る
── プロワン導入前の課題について教えてください。
田生様：やはり協力会社の管理という点に課題は感じていました。建物修繕はステークホルダーが多い事業である一方で、スピード感が大事な事業でもあるので業務を滞留させず、スムーズに進めていくことが重要になります。
しかし、協力会社やビルダーを管理するシステムはバラバラで、転記作業や集計作業といった事務作業に莫大な時間がとられていました。
それに協力会社が使っていた従来のシステムだと、データの入力形式や内容が拠点ごとにバラバラになってしまい、データの管理や分析ができないといった状況でした。
そういう点で、「1つのシステムで協力会社とスムーズなやり取りができたらすごい楽なのに」とずっと考えていました。
── プロワンの導入前、他の事業ではどのような管理体制をとっていましたか？
小尾様：ファイルを開いて編集できるツールがメインで、他にもエクセルと紙媒体を使って管理してました。基本的にはそのツール内でフォルダーのファイルを移動させて管理していましたが、1件1件の確認にかなり時間がかかっていました。
── プロワンを導入された経緯について簡単にご説明いただけますでしょうか。
小尾様：新規事業として、建物修繕事業を始めたことがきっかけです。立ち上げたばかりの事業なので現在は小規模の組織ですが、今後の事業拡大を見据えると今のオペレーションでは絶対回らないのは明らかでした。かといって業者に任せると業者の管理、いわゆる「管理の管理」に手間がかかりますし、依頼している固定費がずっとかかってしまいます。であればシステムを入れた方が長い目で見たときに費用対効果が大きいと思い、導入に至りました。
管理コストを削減し、新人育成や営業力強化に取り組む
── プロワン導入後、どのように業務が改善しましたか？
田生様：社内の変化でいうと、管理体制が整ったことですかね。業務のフォーマットができたことで転記作業や書類作成などのあらゆる事務作業が大幅に減りました。
管理に余分な手間がかからなくなった分、少ない人数でより多くの案件を回していけるようになりました。
導入前にプロワンの効果を試算してみたのですが、プロワン導入により当初の事務員想定数よりも半分の人員で業務が回るシミュレーションになりました。
その分空いたリソースを新人の育成や、売り上げ拡大に向けた営業に割きたいと考えています。
── 他にプロワンを利用して感じる導入メリットはありますか？
田生様：協力会社との情報連携が円滑になったことですね。
今までは1件1件進捗確認をしなければいけなかったし、複数のシステムを跨いで仕事することが多かったんです。
でもプロワン導入後はお互いに１つのシステムで業務管理を行えるようになったので、案件のステータスがぱっと見でわかるし、協力会社管理に時間と手間がかからなくなりました。
それに遅延することなくプロジェクトを遂行することは自社の信頼を保つために必要不可欠なので、協力会社と良好な関係を保ち続けるという点に関しても、かなり役立っていると感じてます。
協力会社管理という点においては、プロワンは唯一無二のシステムだと思いますね。
カンバンボード
案件の進捗状況（ステータス）を可視化。案件の滞留を事前に察知し、抜け漏れのない顧客対応をサポートします。
── 開発チームとのレスポンスも決め手の1つになったとお聞きしました。
小尾様：そうですね。プロワン導入を決める際に弊社の業務内容にとって足りない機能がいくつかありましたが、欲しいなと思う機能が「何月リリース予定です」と明確な日程を提示してもらえたんです。
そうやって必要な機能を日々リリースしてくれるなら、今はないけどほしい機能についても相談できそうだなと思いました。
レスポンスも早くて、今後もどんどんいいシステムになっていくんだろうなというのも決め手の1つですね。
一元管理で多事業部とのシナジーを最大化し、活躍の舞台を全国へ
── 建物修繕事業の今後の展望について教えてください。
田生様：将来的には全国展開を考えています。建物検査事業が全国で300〜500人ぐらいの職人さんを動かしているので、建物修繕事業もそのぐらいの規模感への成長を想定しています。
もちろん、それだけ大きい規模になれば協力会社もかなりの数になるとは思いますが、プロワンがあれば進捗管理や社内オペレーションに関しても安心して進めて行けそうです。
── 今後期待している機能があれば教えてください。
小尾様：１番期待しているのはレポート機能です。レポート機能ができれば事業の活用の幅が広がると考えています。協力会社とのやり取りや受発注、見積もりのやり取りは建物修繕以外の他事業部でもやっていることで、オペレーションがすごく近いんです。
だから、まずは第一歩として建物検査と建物修繕を繋げて、連携がうまくいけば他事業部にも展開していきたいと考えています。
── 建物検査と建物修繕が一つのシステムで繋がるとどのような効果が期待できますか？
小尾様：修繕工事のほとんどは、建物検査事業でやってる定期点検で発見された不具合を直す案件です。なので、レポート機能があればその工程（建物検査→建物修繕）を1本の流れでできるようになる。点検員さんが報告書を上げたら、修繕のほうに自動で繋がっていくようなイメージです。
将来的には建物検査事業のシステムをプロワンに置き換えて、そのデータを修繕事業にも活用できるようになるのが理想です。もしそれが本当に実現できたら、管理の工数をかなり削減できると期待しています。
カスタムレポート
スタッフごと・エリアごとなど、様々な角度から分析レポートを作成できます。特別なカスタマイズなしで分析項目を自由に設定でき、データに基づいて事業成長の戦略を立てることができます。
── 他にも更なる業務効率化に向けて、期待している機能はありますでしょうか。
小尾様：フェーズ管理はリードタイム短縮の面ですごく期待してますね。例えば、協力会社が見積もり完了を押すと次のフェーズに動く。その後はビルダーに見積もりを出さないといけないからすぐに対応できるようになる。事業がさらに拡大したら100件とかの規模を1件1件見ていくわけにはいかないので、フェーズ管理を活用できれば、案件が多いほど効率化のインパクトが大きいと思います。
── 他にも更なる業務効率化に向けて、期待している機能はありますでしょうか。
小尾様：フェーズ管理はリードタイム短縮の面ですごく期待してますね。例えば、協力会社が見積もり完了を押すと次のフェーズに動く。その後はビルダーに見積もりを出さないといけないからすぐに対応できるようになる。事業がさらに拡大したら100件とかの規模を1件1件見ていくわけにはいかないので、フェーズ管理を活用できれば、案件が多いほど効率化のインパクトが大きいと思います。
── 機能面のサポートは継続して進めていければと思います。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
