「常に前向きな回答を提示していただき、システム導入に期待が持てた」──建物管理部に所属しながら、今回プロワン導入の指揮を取って下さった田口様、菰田様に詳しくお話を伺いました。
湘南で賃貸管理、建物管理を束ね、神奈川県No.1の管理物件数を目指す
── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
湘南エリアを中心として、賃貸の契約業務や入居者管理・斡旋・仲介、建物管理を行っているユーミーClassと申します。建設不動産や賃貸管理、資産コンサルティングを行っているユーミーらいふグループの傘下にあり、営業拠点が11支店あります。現在は、グループ全体として3万戸の建物管理を目指しています！
── 案件元の割合はどのような構成でしょうか？
案件の8割から9割が管理物件経由です。月の平均案件数は全ての種類の工事を含めて530件です。現在は管理戸数増加のために、既存オーナーの未管理の物件、既存オーナーからの紹介、新規獲得の3つの方向から案件を獲得していくために動いています。
── 従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか？
従業員は総勢で200名います。部署に関しては、PM（プロジェクトマネージメント）担当で営業、オーナー折衝を行い、かけつけ課と建物管理部で見積書作成、発注書作成を行っており、レディ室では新規物件取得のために空き地の探索をしアプローチをかけたり、オーナー様の相談にのることで新規開拓をしています。
開発元の廃業からシステムの改築が難しく、法改正に対応出来るような新システムを探していた
── プロワン導入前の体制について教えてください
プロワン導入前もシステムを複数利用しています。賃貸管理のシステムを利用して問い合わせやクレーム情報の登録、オーナーの情報管理をしていました。見積作成にも工事管理システムを用いていました。また、顧客管理・営業支援システムをグループ全体で導入してより詳しいオーナーとのやり取りの情報や訪問履歴などを記載していました。この他にもExcelやGoogle Chat、Google Meetなども利用しており、システムとは少し違いますが外部のコールセンターに契約に関わりのない一部の業務を委託したりもしています。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
課題は主に大きく２つに分けられます。１つ目は、フォーマットの変更や法改正への対応です。使っていた工事管理システムの開発元が廃業してしまったために、法改正に伴った変更への対応が出来ていませんでした。例えば消費税を記載しなければならないのに枠を追加することができないため、FAXの枠を使って記載するしかなかったり、電子帳簿保存法やインボイスなどの法改正に対応できる機能の不足などがありました。２つ目として、繁忙期における原状回復工事の対応漏れと遅延の防止が挙げられます。管理物件の中には大学の寮のようなものも含まれており、入学と卒業に伴う膨大な需要に2、3日という短期間で対応する必要があります。そんな過密スケジュールの中で作業を行っているのでとても気を使っていました。
こちらのリクエストを的確に理解し、スピード感をもって応えてくれた
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
新システム導入の必須要件であった複数請求や割合請求が出来るシステムが見つからない中、プロワンの営業さんだけが常に前向きな回答を提示してくれ、希望が見えたからです。
現行のシステムをアップデート出来なくなり2、3年前から新システムの導入を検討し始めました。しかし、なかなかカギとなる複数請求の機能をもったシステムは見つけられませんでした。他の会社では「複数請求の開発は難しい」という回答があったり、別の営業支援ソフトの提案をいただくことが多かったです。その様な中でプロワンさんだけが複数請求の開発を検討してくれ、この先もこちらの希望に対応していってくれそうだという感触を持てました。また、【案件の停滞状況管理】や直感的な操作性にも魅力を感じて導入を決めました。
リマインド機能
リマインド設定で任意のタイミングを選択し、通知を設定することで案件の停滞や対応漏れを防止することが出来ます。
── 実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか？
案件の管理や、工事の情報管理、見積依頼書／見積書、発注依頼書／発注書、請求書の発行、作成、帳票作成で使います。案件の種類としては大規模修繕、キッチンのクロス貼り等原状回復工事、間取り変更や室内の大型工事、設備交換といったリノベーション工事、建物維持管理のための定期メンテナンスで利用していく予定です。
── プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
これまで苦戦していた電子帳簿保存法やインボイスといった法改正への対応がスムーズに出来る点が一番大きく変わる点であり魅力だと思っています。また、各部署でいうと、見積書などを作成するにあたり画面の見やすさと進捗管理機能、リマインド機能を活用して案件情報の正確な管理とそれに対する催促をして業務のスピード感を上げていくことが出来ると思っています。営業部門でも同様に進捗管理、加えて営業管理が売り上げ増加に繋がるのではないかと期待しています。
インボイス制度に対応
インボイス番号を登録することができ、自動で請求書に反映させることが出来ます。
── ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか？
ソフトの選定時は、複数請求が出来ないといわれることが多かった中、ミツモアの営業担当はこちらのリクエストを的確に理解してスピード感のある返答をしてくれていた部分に好感を持てました。導入開始時には、CSの方々に細やかにサポートいただき、リリースまでの道のりが想像でき、自分たちが次にやるべきことも分かりやすかったです。またオンボーディングが進むにつれて、運用後のトラブルの際など、質問を投げかけるとリアルタイムで返答や提案をいただけたので問題の解決をすぐにすることが出来ました。
プロワンの活用により顧客層・受注数を拡大させる
── 今後の事業展望を教えてください
拠点、管理物件の拡大を進め、神奈川県1位の物件管理戸数を目指します！！
── 今後プロワンを通してどのようなことを期待していますか？
レポート機能などをうまく活用して、毎月の集計業務をどんどん簡易化していきたいです。また、システムは導入して終わりではないので、社内でもシステム管理者を立てて継続的に活用していきたいと思っています。そして、当初から必須要件として挙げている複数請求機能の実装も期待しています。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。これからも、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
