脱エクセルがおすすめな理由！3つの成功事例からExcel依存のリスクまで

「毎週の集計作業に5時間かかる…」
「ファイル管理ができていない」

Excelは便利なアプリではありますが、大量データは重くて処理できず、複数のデータを同時にリアルタイムすることも難しいです。そこでExcel依存を続ける経営リスクの洗い出しから、社内を動かすための具体的な3ステップ、業種別の成功事例とおすすめのツールまで、あなたの「脱エクセルは何から始めれば？」という悩みに明確な答えを示します。

エクセル業務をSaaSに切り替えた調査結果

次のグラフは、SaaS導入前の業務管理ツールについて、建設業界の回答をまとめたものです。回答企業の約半数（47.1%）がExcel・Googleスプレッドシートを主要なツールとして使用していることがわかります。

SaaS導入前に感じていた業務上の課題を尋ねたグラフです。「データ更新の手間が大きい」「ファイル管理が煩雑だった」などが上位に挙げられており、手動管理による非効率性やミスのリスクが主な課題として認識されていたことがわかります。

SaaS導入後の業務効率の改善度を示した円グラフです。導入企業の8割近く（77.9%）が「業務効率が改善された」と回答しており、SaaS導入が業務上の課題解決に大きく貢献したことがわかります。

建設業界のSaaS導入に関する調査結果をまとめると、多くの企業がExcelなどでの煩雑な管理に課題を感じていましたが、SaaS導入によってその業務効率が大幅に改善されたことがわかります。

エクセル業務のリスク診断

Excel業務の非効率性は、多くの企業が抱える共通の課題です。しかし、どの程度深刻な状況なのか、客観的に判断することは難しいかもしれません。以下の診断リストで、あなたの組織が抱えるExcel依存度の危険レベルをチェックしてみましょう。

診断項目	リスク
データ入力のフォーマットが定まっていない	中（情報の抜け漏れが起こる）
複数のExcelファイルを手作業で統合している	中（手間とミスが発生する）
ファイルのバージョン管理ができていない	中（最新版が不明確になる）
リアルタイムでデータを共有できていない	高（情報提供に時間差が生じる）
データの更新や集計に毎週時間がかかる	高（業務効率性が著しく低い）
月次レポート作成に時間を要している	高（稼働時間を浪費している）
理解できない複雑なマクロやVBAが存在する	中（属人化で更新できない）
担当者の退職で業務が停滞したことがある	高（すでに作業ができない）
計算式のエラーで過去に大きなミスが起きた	高（すでに損失が発生している）
事業成長に伴う処理量の増加に対応できない	高（非効率で売上と利益が減る）

5点以上の場合、早急な改善が必要です。Excle依存による業務の非効率性が、組織全体の生産性を著しく低下させていて、売上や利益率をひっ迫させる要因にもなりえます。

エクセル依存を続ける3つの経営リスク

1. 生産性低下が招く見えないコスト増

Excel作業に費やされる時間は、多くの企業で過小評価されています。「見えないコスト」として、以下のような形で組織全体の生産性を蝕んでいきます。

コストの種類	具体例	年間損失額（目安）
人件費の浪費	週10時間の集計作業×50週×時給3,000円	1人150万円
ミスによる手戻り	データ入力ミスの修正、再集計	80万円
会議の長時間化	データ準備に時間がかかり会議が延長	120万円
意思決定の遅延	最新データの不在による判断の先送り	測定困難

特に見過ごされがちなのが、優秀な人材がルーティン作業に時間を奪われるという機会損失です。本来なら戦略立案や新規事業開発に充てられるはずの時間が、Excelの集計作業に費やされているのです。

2. データ更新の遅れによる機会損失

リアルタイムでデータを把握できないことは、現代のビジネスにおいて致命的な弱点となります。Excelでの手動更新では、どうしてもタイムラグが発生し、その間に重要なビジネスチャンスを逃してしまうケースが後を絶ちません。

ある小売業では、在庫管理をExcelで行っていたため、実際の在庫数と帳簿上の数値に最大3日間のズレが生じていました。これらは、リアルタイムでデータを管理できていれば防げた損失です。

コストの種類	損失例
在庫切れによる販売機会損失	月間約200万円
過剰在庫による廃棄ロス	月間約80万円
緊急発注による追加配送コスト	月間約50万円

3. 属人化が引き起こす業務停滞リスク

Excel業務の属人化は、組織にとって最も深刻なリスクのひとつです。ある製造業の事例では、20年以上勤務していたベテラン社員が急病で長期休暇を取ったことで、月次の生産管理レポートが作成できなくなりました。その社員が独自に作成した複雑なマクロは、他の誰も理解できず、結果的に外部のコンサルタントに依頼して解析・再構築するのにコストが500万円かかりました。

このような状況は、単に業務が滞るだけでなく、経営判断の遅れや機会損失にも直結します。特に、意思決定に必要なデータ集計が属人化している場合、その影響は計り知れません。

脱エクセルを成功させるための3ステップ

STEP1. 業務課題の洗い出しと数値化

脱Excelを成功させるための第一歩は、現状の課題を明確に数値化することです。漠然とした問題意識では、経営層や関係者の理解を得ることは困難です。以下の手順で、説得力のあるデータを収集しましょう。

このような具体的なデータがあれば、「なぜ今、脱Excelが必要なのか」を明確に説明できます。

STEP2. 目的設定とツール選定のポイント

ツール選定で最も重要なのは、「何のために脱Excelをするのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧なまま進めると、結果的に使われないシステムを導入してしまう危険性があります。目的設定のフレームワークは次の通りです。

ツール選定のポイントとしては「既存データの移行は容易か、現場の担当者が使いこなせるか、必要な機能がカバーされているか、拡張性・カスタマイズ性はあるか、サポート体制は充実しているか」がありますが、特に「完璧を求めない」ことが重要です。

Excelの全機能を代替しようとすると、複雑で高額なシステムになってしまいます。まずは最も課題の大きい業務に絞って導入を検討しましょう。

STEP3. 小さく始めて社内に展開する方法

脱Excelの取り組みで失敗する最大の原因は、「一気に全社展開しようとすること」です。成功の秘訣は、小さな成功体験を積み重ねながら、段階的に拡大していくことにあります。段階的展開のロードマップは次の通りです。

社内コミュニケーション成功には段階的アプローチが鍵です。まず定量的な改善効果を毎月レポートし、現場のポジティブな声を共有。経営層への定期報告で支援を継続的に得つつ、抵抗勢力には個別のフォローアップを。これにより、組織文化を徐々に変革できます。

脱エクセルの成功事例3選

CASE1. ビルメンテナンスにおけるジャパンホームシールドの事例

地盤調査と建物検査を主力事業とするジャパンホームシールドは、業務管理システムを導入し、新規参入した建物修繕事業における協力会社管理と事務作業を大幅に効率化しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
カンバンボード	案件の進捗状況を可視化し滞留を早期発見	遅延・滞留を防ぎ迅速な案件対応を実現
協力会社との情報一元管理	複数システムを1つに統合し情報連携	転記作業や書類作成の事務作業を大幅削減
カスタムレポート機能	スタッフ・エリア別の分析レポート作成	データに基づく事業戦略の立案が可能に
フェーズ管理	見積もり完了後の自動フェーズ移行	100件規模の案件でもリードタイム短縮

月30件の小規模工事案件を扱う建物修繕事業では、プロワン導入により必要な事務員数が当初想定の半分になり、管理コストの大幅削減を達成しました。ファイルとExcel、紙媒体で管理していた従来の体制から脱却し、協力会社管理における唯一無二のシステムとして機能しています（※1）。

※1 プロワン「ジャパンホームシールド株式会社」

CASE2. プラントエンジニアリングにおけるJFEプロジェクトワンの事例

プラントメンテナンスで50年以上の実績を持つJFEプロジェクトワンは、業務管理システムを導入し、年間100億円規模のメンテナンス事業における見積もり作成の属人化と情報の散在を解消しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
見積もり一元管理	10人以上が個別管理していたExcelデータを統合	月100件の見積もり処理を効率化
レポート分析機能	売上予測・原価分析の自動化	採算管理の精度が大幅向上
部署別カスタマイズ	営業・機械・土建・計装で最適化	属人化業務を標準化
リアルタイム情報共有	全社員が状況を即座に把握	管理職の負荷を大幅軽減

千葉センターを中心とした全国5拠点では、システム導入により見積もり作成の属人化を解消し、10人以上が個別管理していたデータを一元化しました。当初1年を想定していた導入期間も、実際には数ヶ月で完了し、スピーディーな業務改革を実現しています（※2）。

※2 プロワン「JFEプロジェクトワン株式会社」

CASE3. 消防設備工事における真弓興業の事例

創業60年以上の歴史を持つ真弓興業は、業務管理システムを導入し、紙とExcel中心の書類管理体制から脱却して消防設備事業の情報管理を一元化しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
ファイル管理機能	紙の書類や分散したExcelファイルを案件ごとに集約	書類の検索時間を大幅短縮、紛失リスクを解消
リアルタイム情報共有	営業・メンテナンス部間の見積もり依頼をシステム上で完結	対面や紙での回覧作業が不要になり時間短縮
見積もり作成機能	バラバラだった見積もりフォーマットを統一化	担当者ごとの作成方法の違いを標準化
写真・データ蓄積	過去の見積もりや写真を案件単位で保存・参照	類似案件の見積もり作成を効率化

月300件以上の点検案件と工事案件を抱える同社では、プロワン導入により紙ベースの書類管理から脱却し、部署間の情報共有がリアルタイムで可能になったことで、書類作成や承認プロセスの大幅な効率化を実現しています（※3）。

※3 プロワン「真弓興業株式会社」

脱エクセルにおすすめのサービス

大量のExcelデータを一元管理できる「プロワン」

建設・工事業界で散在するExcelファイルや紙の管理から脱却し、営業から施工、保守まで一気通貫で管理できる―それがプロワンです。現場で本当に必要とされる機能を業界特化型で開発し、データの一元化により情報の整合性とアクセス性を飛躍的に向上させます。

1. 業界特化型のデータ一元管理

従来のExcel管理では、顧客情報、案件管理、見積もり・発注・請求データが複数のファイルに分散し、転記作業だけで膨大な時間を浪費していました。プロワンなら、これらすべてを一つのプラットフォームで管理。現場担当者でも使いこなせるExcelライクな操作感を維持しながら、データの整合性を確保します。

導入企業では、事務作業を30%削減し、帳票作成や現場と事務所の二重入力を完全に撤廃。10個以上の複雑なExcelファイルを管理していた企業でも、スムーズな移行を実現しています。

2. リアルタイムでの経営数値可視化

経営ダッシュボードやKPI管理において、プロワンは現場の最新データをリアルタイムで可視化。Excelでは実現困難だった即時更新により、意思決定のスピードと質を大きく向上させます。

実際の導入企業では、データドリブンな意思決定が可能になり、月次の業務改善サイクルが確立。機材一つひとつに対する履歴管理により、機材CRMという新しい管理手法も実現しています。

3. 現場に定着するタスク・進捗管理

プロジェクト管理や業務進捗管理において、プロワンは現場の実情に即した機能を提供。システムに不慣れな現場担当者でも直感的に使える設計により、導入初日から業務効率化を実現します。Excel管理からプロワンへの移行効果は、次のような内容です。

管理項目	Excel管理の課題	プロワン導入後	改善効果
進捗更新	手動で都度更新	ドラッグ&ドロップで簡単更新	作業時間90%削減
情報共有	メール添付で送信	リアルタイム自動同期	即時共有を実現
履歴管理	バージョン管理が困難	自動で全履歴保存	完全なトレーサビリティ
顧客対応	対応遅れが発生	期限アラート自動送信	顧客満足度92%達成

貴社の業務にフィットするカスタマイズ性

プロワンは、独自の業務フローや管理項目にも柔軟に対応。法改正や顧客要望をもとに進化し続けるシステムとして、業務要件やオペレーションの変化があった際にも簡単に設定変更が可能です。

業界を熟知した専任コンサルタントによる導入支援チームが、貴社の現在のExcelファイルの数と複雑さを分析し、最適な移行プランを提案。ノンコア業務を効率化し、コア業務にリソースを集中できる環境を実現します。

プロワン1つで、複数のシステム、Excel、紙の組み合わせによる膨大な転記作業から完全に脱却。現場のデジタル化でデータドリブン経営を実現し、持続的な成長を支援します。